This page is not available in English - View in Dutch:
Herken je dit? Je zit in een vergadering, en de ingeplande tijd voor het overleg is voorbij, het laatste agendapunt wordt nog snel afgeraffeld terwijl er al een aantal collega’s de ruimte verlaten, onderweg naar het volgende overleg. Het voelt gehaast en eigenlijk nog niet af. Je verlaat met een onvoldaan gevoel de ruimte en hebt in je hoofd nog een aantal vragen en to-do’s in je hoofd. Niet vergeten mee te nemen voor de volgende vergadering, fluister je tegen jezelf.
Hoe zou het zijn wanneer je in alle rust en vol aandacht het overleg kon afsluiten? Niks geen gedachtenflarden die je na het overleg nog achtervolgen, geen to-do’s die nog rond zoemen in je hoofd: enkel de sensatie van trots en tevredenheid op wat je als team toch maar weer mooi hebt voltooid en een glimlach om je mond; zo doen wij dat.
Klinkt idyllisch? Dat hoeft het niet te zijn! Het vraagt enkel om een sterke intentie en een goede planning om tijd te maken voor een passende check-out. Net zoals een check-in de toon zet voor het inhoudelijke en procesmatige verloop van de vergadering, zorgt een check-out voor de passende toon en helderheid van de afronding. Geen nabranders meer bij het koffieapparaat, maar zicht op en zin in het vervolg, wat dat ook moge zijn.
Een korte werkvorm die goed werkt ter afsluiting van een werkoverleg is een rondje maken waarin iedere deelnemer antwoord geeft op dezelfde vraag. Houd dit vooral kort zodat het in 5 minuten klaar is en het dus nooit de vraag is of we de check out nog redden. Je zult zien dat hoe vaker je gebruik maakt van een passende check-out, hoe meer mensen ernaar gaan verlangen.
Aanpak
- Kies een van de vragen hieronder, of verzin een andere passende vraag die aansluit bij de beweging die je met het overleg wil inzetten of doorzetten.
- Geef aan dat je ter afsluiting van iedereen een antwoord wilt op de volgende vraag.
- Deel de vraag die je van tevoren met zorg hebt uitgekozen.
- Geef iedereen 30 seconden om over hun antwoord na te denken.
- Laat iedereen om de beurt hun antwoord delen; zonder uitleg en zonder vragen of reacties van anderen.
De vragen
- Wat neem je mee uit dit overleg en wat laat je achter?
- Wat is het mooiste of meest leerzame dat je uit dit overleg meeneemt als parel?
- Welke drie steekwoorden omschrijven hoe jij het overleg hebt ervaren?
- Wat zou je graag willen oppakken? Wat geeft je energie?
- Welk experiment zou je willen uitvoeren? Waar ben je benieuwd naar?
- Waar ben je vandaag dankbaar voor?