Ontwikkeling van strategie, structuur & cultuurAdviesbureau
Na het vertrek van eigenaar -oprichter gaat een ecologisch adviesbureau verder als ‘employee owned company’. De ongeveer 25 adviseurs organiseren zich als een ‘spreeuwenzwerm’. Er is geen hiërarchisch management en iedereen is mede-eigenaar van de onderneming. Medewerkers nemen naast klantprojecten ook allemaal managementtaken op zich – zo besturen en bouwen ze samen de organisatie. Wie de leiding pakt op een bepaald onderwerp, verschilt per keer. Iedereen werkt vanuit huis en vrijheid is een belangrijke waarde.
Een uitdaging zit op het vlak van de onderlinge afstemming – in een spreeuwenzwerm essentieel, en in de praktijk nog niet zo makkelijk te realiseren. Daarom zoekt het gezelschap ondersteuning op de vraag: ‘hoe organiseren we een betere coördinatie binnen onze organisatie?’
Aanpak
Samen met een tweetal medewerkers ontwerpen we een traject voor een aantal bijeenkomsten om een lijn uit te zetten. Op de eerste dag in april komen alle 25 collega’s bij elkaar om te werken aan de volgende stappen. We wisselen plenair werk af met gesprekken in kleine deelgroepen waarvan ze de uitkomsten vervolgens met elkaar delen en verbinden. Op zich al een voorbeeld van afstemming en coördinatie.
We zetten vervolgens in vervolgbijeenkomsten nog drie stappen, en blijven daarbij telkens sterk in het hier-en-nu, vanuit het idee: als het in het moment lukt om nieuwe werkpatronen te vinden, dan lukt straks de vertaalslag ook.
- Diagnose: wat in de structuur van de structuur, werkprocessen, ieders gedrag en onderliggende waarden, normen en overtuigingen maakt coördinatie en afstemming zo moeilijk? En wat draagt er juist aan bij?
- Verlangen: hoe zou coördinatie en afstemming in de nabije toekomst eruit kunnen zien - en wat vraagt dat van de structuur, het gedrag en onderliggende normen en waarden? Hebben we al voorbeelden van waar het lukt en hoe zou het zijn als het altijd zo zou gaan?
- Ontwerp: welke concrete experimenten kunnen we doen in de dagelijkse praktijk om de coördinatie en afstemming te verbeteren?
Soms waren de gesprekken vloeiend, soms was het meer spannend. Maar door stap voor stap te werken en telkens in de manier van opereren ook te ondertitelen, groeide het zelforganiserend vermogen van de groep.
Impact
Het werd een intensief proces, met grote betrokkenheid van iedereen door de afwisseling in werkvormen en gesprekssettings. Met al goeie ervaringen van betere coördinatie en afstemming. Dat gaf vertrouwen. Bovendien ontstonden nieuwe ideeën om die te vertalen naar aanpakken in de dagelijkse werkpraktijk.